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Claves para organizar congresos y eventos

Hoy traemos un tema que será de interés para todo aquel que se plantee cómo organizar un congreso desde cero. Y también de cómo un elemento tan sencillo como el porta acreditaciones con su lanyard personalizado puede ser un elemento diferenciador (además de tremendamente útil).

La organización del congreso: por dónde empezar

A la hora de organizar un congreso, de cualquier tipo: ya sea un congreso médico, o un congreso para un partido político o cualquier congreso asociado al ámbito de la universidad, son numerosas las tareas que llevar a cabo:

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  • En primer lugar la selección de los ponentes y los temas a tratar que deben estar a la altura de lo que se busca. Además organizarles viaje, estancia y dietas, así como negociar el pago de sus honorarios si los tuvieran.
  • Por otro lado dónde se va a llevar a cabo el evento. Debe ser de un tamaño suficiente para albergar toda la organización del congreso. Pero no sólo debemos buscar por tamaño sino al mismo tiempo con todas las comodidades que se requieran.
  • Planificar el catering, que aunque no hubiera comida como tal sí algo que tomar para alguna de las pausas.
  • Personal de apoyo, staff técnico, azafatas y demás equipos suelen recaer en empresas externas, como el catering con sus propios camareros. En la elección de los proveedores adecuados suele estar la clave de organizar un buen congreso.
  • Pero sin duda uno de los puntos que traen de cabeza a los organizadores y que es clave es el tema de las inscripciones, y posterior asignación de credenciales y acreditaciones para el congreso.

Diferentes niveles de acreditaciones del congreso

Se trata de uno de los puntos fundamentales para el buen funcionamiento del congreso, ya que existirán diferentes tipos de autorización:

  • El asistente con sus diferentes categorías en función de cercanía a los ponentes o servicios extra de los que podrá disfrutar.
  • Las acreditaciones de staff técnico y personal de apoyo antes citado.
  • Y la de los propios organizadores.

Todos ellos deberán identificarse de la forma más cómoda y rápida para que el personal de seguridad y de acceso tenga claro quién tiene autorización para entrar a qué zonas.

Acreditaciones para el staff y organizadores

La mejor opción para el personal de organización del congreso así como para el personal de apoyo suele ser la del uso de un porta credenciales con lanyard personalizado, donde tiene dentro su tarjeta de acceso y el identificador para el evento claramente visible y distinguible del resto ya que ellos tendrán acceso a áreas restringidas.

Credenciales para los asistentes al congreso

Para los asistentes es muy común usar también los clásicos identificadores para congresos, en el que viene el nombre y sus credenciales colgadas de una cinta para el cuello personalizada con el logo y nombre del congreso o empresa patrocinadora del evento. Pero otra posibilidad es el uso de pulseras de tela personalizadas con cierre de forma que no se pueda quitar sin romper, lo que la hace en personal e intransferible. En este caso el nombre del asistente si se considera oportuno llevarlo visible cara al networking posterior a las ponencias, se puede resolver con un cartelito más sencillo o incluso una pegatina pero donde el nombre del asistente es más visible.

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Identificar a los asistentes de la forma más económica

Esta última opción de pulsera personalizada más una pegatina en el caso más sencillo, o bien una chapa o cartelito que se pinza al pecho sería la opción más económica sin lugar a dudas.

Por ejemplo 50 unidades de pulseras de pulseras de tela sublimadas salen a menos de 1€ la unidad. Además de que si se van a solicitar menos de 100 unidades será mejor ya que los pedidos de las pulseras son a partir de 25 unidades. Sin embargo la opción más profesional sigue siendo la de un porta identificación colgado con lanyards con logo o personalizados acorde al branding del evento.

¿Lanyards personalizados con logo? Elige mayor calidad

Puede optarse por lanyards impresos o lanyards sublimados, ya que como hemos comentado esto acompañará a la imagen del congreso, y le dará un aspecto profesional. No sólo esto, sino que muchos congresos optan incluso por buscar uno o varios patrocinadores del congreso aunque sólo sea para las acreditaciones, y de este modo costear no sólo lo que valen los propios lanyards con el logo sino también parte del resto de costes del propio congreso.

Vida útil de tu marca: personaliza tu lanyard

En cuanto al tipo de lanyard hay un aspecto esencial en branding: invertir un poco más en calidad del producto es invertir en la vida útil del producto y por lo tanto la de nuestra marca que lleva asociado a él.

Por ejemplo al recibir por la calle un folleto de publicidad, si es de papel sencillo y barato, lo más normal es que si no nos interesa muchísimo lo tiremos en la siguiente papelera. Sin embargo si lo que nos dan es un folleto de papel más grueso y satinado, o incluso un catálogo con buen diseño, nos dará pena tirarlo y lo conservaremos más tiempo seguro.

Del mismo modo aquí si optamos por el lanyard para el congreso con el logo y texto tejido en vez de impreso o sublimado, además de durar más dicha personalización, será más probable que el asistente al evento se lo quiera guardar. De hecho mucha gente después los usará como llavero de correa al cuello, o como cordón para tener colgadas las gafas. De ese modo nuestra marca perdurará más y tendrá mayor visibilidad en el tiempo.

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Si estás organizando un congreso o evento y quieres ver todas las opciones precios pasa y echa un vistazo a los lanyards de más calidad tejidos de los que hablamos o a los demás lanyards y porta credenciales con todas las opciones de personalización que tienes. Y si tienes cualquier duda al respecto no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte en esta parte con la organización del congreso.