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Ideas para organizar un evento cultural

¿Evento cultural? ¿A qué nos referimos? Son todos aquellos eventos en los que la parte central es algo perteneciente a la cultura y que gira en torno a ella. Puede ser temas como una exposición de pintura, un concierto de música clásica, una obra de teatro, una inauguración de una galería, o de una biblioteca, una serie de conferencias sobre arte. Pero también podría serlo unas fiestas tradicionales locales.

Si perteneces a la organización de un evento cultural o pensáis organizarlo, os damos algunos consejos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un acto relacionado con la cultura de cualquier tipo.

Elección del elemento central del evento

Todo evento cultural gira en torno a algo como hemos comentado antes. Y la elección de este foco o elemento central es fundamental a la hora de determinar el tipo de evento. Ya que además definirá el carácter de todo lo demás, desde la decoración a los elementos secundarios o tipos de invitados. No será lo mismo un evento cultural literario que un concierto de música clásica, o una exposición de arte o inauguración de un ala nueva en un museo.

Además el elemento central puede ser el motivo (en el ejemplo del museo no habría libre elección como es obvio), o puede ser la «excusa» adjunta a la intención de organizar el evento. Es decir, si por ejemplo la intención es benéfica , en favor de una ONG, la elección podría ser un concierto de música de cámara, o una performance teatral o de baile, o una exposición de arte moderno. Aquí la intención no es el evento cultural en sí, como lo podría ser la presentación de un libro, sino que es el recaudar fondos de forma benéfica pero el elemento central será lo que defina el carácter del evento.

Piensa cómo se va a costear todo

Desde el espacio o el catering si va a haberlo (principalmente el catering suele ser la partida más abultada) hasta el alquiler de sillas o un pequeño obsequio que se quiera regalar. Todo tiene que estar previsto en la tabla de gastos. No olvidar por supuesto todo el personal que vayamos a necesitar.

Y una vez contabilizado todo, deberemos prever de dónde va a salir la financiación de dichos costes. Puede ser de los propios asistentes. De hecho esta suele ser la solución no sólo para sufragar los gastos sino también para obtener algo de beneficio en favor de la organización. Eso sí, deberemos dar valor a los visitantes.

Otra opción es la del patrocinio. Aquí a mayor sea el público estimado y más definido lo tengamos mejores patrocinios podremos conseguir. Además al tratarse de un acto cultural, en muchas ocasiones podremos contar con organismos públicos y subvenciones destinadas precisamente a eventos o iniciativas asociadas a la cultura.

Prensa y difusión de tu evento

Algo fundamental y que muchos descuidan es la gestión de la comunicación del evento. No sólo trabajarlo «de puertas para dentro» sino darlo a comunicar y hacerlo bien es todo un arte. Para esto sería bueno si contamos en el equipo con algún periodista o alguien con experiencia en comunicación. Pero si no lo tenemos, hay que entender una cosa: a los medios cuanto más trabajado y masticado le demos algo mejor.

Además tenemos que conseguir que sea algo «noticiable». No vale simplemente con enviar una nota de prensa de que hacemos tal evento. tenemos que enfocarlo de forma que el medio tenga ganas de publicarlo. Y para ello debemos buscar aquel enfoque que sea más noticia de nuestro evento, o con lo que se puede destacar más en un titular. De esa forma nos aseguraremos que esa nota de prensa se publicará en más medios.

Por otro lado no olvidemos los canales online. La comunicación de un evento a través de las redes debe comenzar en el mismo momento de plantearlo. Conforme vayamos cerrando hitos en la preparación iremos compartiéndolos. Y de esa forma haremos partícipes a los que nos siguen del evento, y al sentirse «parte del evento» es mucho más probable que lo difundan y que acudan cuando se celebre.

Gestión de Recursos Humanos en un Evento Cultural

Dependiendo del tipo de evento cultural que sea trabajarán más o menos personas en él. Pero lo que está claro es que vamos a necesitar contar con gente tanto para el montaje y desmontaje, como para el desarrollo del propio evento. Desde los montadores de los diferentes proveedores que hayamos contratado, hasta azafatos y personal de protocolo encargados de recibir y acomodar a los invitados, atender sus necesidades y dudas, etc.

Aquí hay que diferenciar el personal que trabaja para el evento de forma indirecta y directa. Los primeros serán todos aquellos que vengan con los proveedores, que pueden ser desde montadores de un escenario hasta los músicos que darán el concierto. Los segundos son aquellas personas contratadas directamente por nosotros como organizadores del evento cultural para cubrir una parte del evento. Y no tenemos la misma responsabilidad sobre ellos pero sí debemos cuidar la coordinación entre las distintas tareas a desarrollar.

Además deberemos distinguir rápidamente a qué grupo pertenece cada uno. Para esto, así como para la identificación de quiénes son los invitados y para facilitar el control de acceso, puede resultar muy útil contar con pulseras personalizadas para el propio evento cultural. De forma que tengamos un tipo de pulsera diferente por grupo o tipo de personal.

Localización del evento

La localización definirá el estilo, el entorno, el carácter e incluso el sentido del propio evento. No es lo mismo hacer una exposición de arte en una galería o museo de arte moderno totalmente equipado, que en una nave industrial en desuso que la reacondicionamos para el evento. Al final el carácter y cantidad de trabajo que conllevará es muy diferente. Pero a la hora de cualquier tipo de evento el lugar correcto será clave con el fin que vayamos a darle y el carácter cultural que queramos que tenga.

Protocolo en un evento cultural

Cualquier organización de un evento cultural conlleva tener todos los detalles pensados y cuidados y no dejar ningún elemento al azar. Siempre habrán imprevistos y muchas cosas que se nos escapen. Y tenemos que contar con ello pero que sean las menos posibles por nuestra parte. De ahí la importancia de la experiencia de organizarlo año tras año. Cada edición saldrá mejor.

Para ello además resulta muy útil plasmar todas las tareas y procedimientos a seguir en toda la preparación en un diagrama de Gantt, que es aquel en el que salen todas las tareas, quién las tiene que llevar a cabo y muy importante fecha de inicio y fin y la posible superposición de tareas. Así se verá rápidamente la viabilidad o no de la organización pensada.

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Diagrama de Gantt

Como punto de partida estas ideas que seguro te han ayudado a pensar. Si tienes cualquier duda de la organización del evento o estás interesado en generar elementos de branding como son las pulseras de silicona o de tela que ofrecemos, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos encantados.